Tiến hành đăng ký kiểm tra chất lượng gồm có:

1. Hồ sơ đăng ký kiểm tra:

a) Giấy giới thiệu (áp dụng đối với người lần đầu tiên đến làm thủ tục).

b) Giấy đăng ký kiểm tra (theo mẫu) : đối với XMCD mẫu đăng ký lấy ở thông tư 41/2013/TT-BGTVT- PL02.

c) Bản xác nhận giá trị hàng nhập khẩu.

Hồ sơ kèm theo :

• Hóa đơn thương mại
• Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality), áp dụng cho XMCD chưa qua sử dụng (nếu có).
• Tài liệu kỹ thuật
• Các giấy tờ khác

Diễn giải :

• Chứng từ hóa đơn thương mại phải thể hiện các nội dung về nhãn hiệu (thương hiệu), model, loại phương tiện, năm sản xuất, số khung, số động cơ và tình trạng phương tiện (chưa qua sử dụng hay đã qua sử dụng). Nếu trên hóa đơn thương mại không thể hiện đầy đủ các nội dung trên thì có thể cung cấp hợp đồng, C/Q, các giấy tờ khác,….có thể hiện các nội dung yêu cầu.
• Tài liệu kỹ thuật : thể hiện đầy đủ thông số kỹ thuật, nó thường là Specifications, các Catalogue có thể hiện thông số kỹ thuật…. Tài liệu kỹ thuật phải là của nhà sản xuất cung cấp, không phải là những thông số kỹ thuật do người bán hoặc người mua tự đánh máyvà in ra để chứng minh thông sốkỹ thuật làm cơ sở kiểm tra chất lượng bởi vì ngoài các tiêu chuẩn cho phép, không ảnh hưởng đến môi trường còn phải phù hợp an toàn vận hành và chống gian lận thương mại, rửa tiền,…

Tài liệu kỹ thuật có thể bổ sung sau, nhưng phải trước khi đăng ký kiểm tra hiện trường.

Sau khi kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ phù hợp, cán bộ đăng ký sẽ cho biết hồ sơ đạt và hẹn lấy giấy đăng ký kiểm tra chất lượng trong ngày (thực tế thì sang ngày hôm sau). Việc cầm giấy đăng ký kiểm tra chất lượng và mở tờ khai là bình thường như các hàng hóa khác.

2. Hồ sơ đăng ký kiểm tra hiện trường( Sau khi mở tờ khai hải quan)

a) Bản đăng ký thay đổi thời gian và địa điểm kiểm tra XMCD nhập khẩu : nhằm xác nhận lại thời gian và địa điểm kiểm tra của tổ chức hoặc cá nhân yêucầu.

b) Tờ khai Hải Quan (sao y bản chính) : photo đầy đủ các trang của tở khai (bao gồm cả các trang không có dấu của Hải Quan nhưng có trên hệ thồng điện tử tờ khai đã khai báo)

c) Bảng cà số khung, số động cơ

Sau khi kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ phù hợp, cán bộ đăng ký sẽ cho biết hồ sơ đạt và chờ thông báo ngày kiểm tra tại hiện trường thông qua số điện thoại của người đăng ký hoặc người khác có ghi trên bản đăng ký (thường là 2-3 ngày làm việc).

Khi cán bộ kiểm tra hiện trường xong:

• Nếu xe đạt yêu cầu theo các thông số kỹ thuật thì trong phạm vi 05 ngày làm việc, kể từ ngày có kết quả kiểm tra đạt yêu cầu sẽ cấp chứng thực chấtlượng. Nếu không đạt yêu cầu
• Nếu không đạt yêu cầu thì trong phạm vi 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, thông báo để Cơ sở nhập khẩu khắc phục; Quá thời hạn 30 ngày, kể từ ngày thông báo, nếu Cơ sở nhập khẩu chưa có biện pháp khắc phục thì thông báo không đạt chất lượng nhập khẩu theo mẫu quy định.