Chính vì vậy Tổng cục Hải quan đã ban hành Quyết định 2629/QĐ-TCHQ phê duyệt Đề án Áp dụng mã vạch trong quy trình giám sát hải quan nhằm tiến hành thực hiện cải cách, hiện đại hóa thủ tục xuất nhập khẩu (XNK).
Ngày 16/12/2014, Tổng cục Hải quan có văn bản yêu cầu 5 Cục Hải quan tỉnh, thành phố triển khai áp dụng mã vạch trong quản lý giám sát hải quan đối với hàng hóa vận chuyển container tại khu vực cảng biển. Theo lộ trình, trong năm 2014 triển khai tại Cục Hải quan Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh. Các Cục Hải quan Bà Rịa - Vũng Tàu, Đà Nẵng và Quảng Ninh dự kiến sẽ bắt đầu triển khai từ đầu năm 2015.
Công chức hải quan sẽ sử dụng máy đọc mã vạch kiểm tra lần lượt từng mã vạch in trên danh sách container, danh sách lượng hàng để kiểm tra các thông tin như: Xác định số tờ khai hải quan, trạng thái tờ khai hải quan (được đưa ra khu vực giám sát hải quan hay không), số hiệu container, số lượng container, lượng hàng.
Mã vạch được ứng dụng trong hoạt động hải quan sẽ được thực hiện như sau:
- Mã vạch được in trực tiếp trên tờ khai (Mã vạch loại 1) thể hiện cho số tờ khai. Mã vạch này không thay thế mà chỉ bổ trợ thêm một cách thực hiện nhận biết số tờ khai bằng phương pháp tự động thông qua máy quét mã vạch. Mã vạch này không tích hợp chữ kí số. Các khâu nghiệp vụ hải quan có thể sử dụng máy đọc mã vạch thay thế cho việc nhập dữ liệu tờ khai (bằng thủ công).
- Khi nhận được tờ khai có mã vạch (loại 1), cán bộ Hải quan sử dụng máy đọc mã vạch để cung cấp thông tin đầu vào cho Hệ thống thông quan tự động. Trên cơ sở thông tin mà máy đọc mã vạch chuyển đến, Hệ thống thông quan tự động (tại khu vực Văn phòng giám sát) sẽ tự động tìm tờ khai; kiểm tra trạng thái, hiệu lực tờ khai; cảnh báo các trường hợp tờ khai chưa hoàn thành thủ tục; thể hiện thông tin tờ khai, danh sách container (nếu có) lên màn hình để cán bộ ở Văn phòng giám sát kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ giấy và xác nhận (trên máy) hàng hóa, danh sách container được phép qua cổng giám sát.
- Sau đó, số tờ khai, danh sách container đủ điều kiện qua cổng giám sát sẽ được tích hợp với chữ kí số của cơ quan Hải quan và được mã hóa thành mã vạch 2 chiều (Mã vạch loại 2). Việc in mã vạch 2 chiều ra giấy để kèm hồ sơ hải quan được thực hiện theo một trong 3 cách là in từ phần mềm khai hải quan của DN; in từ Hệ thống của cơ quan Hải quan; in từ website của Tổng cục Hải quan.
- Tại khu vực giám sát cổng cảng, trên cơ sở hồ sơ do DN cung cấp, cán bộ Hải quan sẽ sử dụng máy đọc mã vạch 2 chiều để đọc thông tin về danh sách container đủ điều kiện thông quan. Trên cơ sở thông tin máy đọc mã vạch chuyển đến, Hệ thống thông quan tự động sẽ tự động kiểm tra số hiệu container (đọc được qua mã vạch) với danh sách container được phép qua khu vực giám sát. Trường hợp thông tin phù hợp sẽ xác nhận thời gian thực tế container qua khu vực giám sát trên Hệ thống và thông báo cho cán bộ Hải quan. Trường hợp thông tin không phù hợp, Hệ thống tự động cảnh báo cho cán bộ giám sát cổng cảng dừng việc thông quan.
Việc sử dụng mã vạch sẽ không gây khó khăn, phức tạp cho DN khi khai báo hay in tờ khai hải quan. Sau khi phần mềm của cơ quan hải quan và DN được nâng cấp, tích hợp chức năng này (in tờ khai có mã vạch) thì việc in tờ khai có mã vạch được thực hiện dễ dàng. DN có thể in từ phần mềm của DN, từ hệ thống máy của cơ quan hải quan hay từ trên website của Tổng cục Hải quan (www.customs.gov.vn).
Việc tích hợp và mã hóa các dữ liệu liên quan đến lô hàng dưới dạng mã vạch sẽ giảm áp lực công việc cho cán bộ, công chức (CBCC) hải quan khi giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu (XNK) khu vực cảng biển; hỗ trợ cán bộ tại khâu kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa…, đảm bảo được yêu cầu quản lý nhà nước về hải quan.
Ngoài ra còn giúp tiết kiệm thời gian thông quan hàng hóa, tránh phát sinh lưu kho lưu bãi, tránh được tồn đọng hồ sơ sang ngày hôm sau; tiết kiệm nhân lực và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống, đáp ứng được yêu cầu tra cứu nhanh chóng của Hải Quan và Doanh nghiệp. Tránh được việc giả mạo và chỉnh sửa bộ hồ sơ khai báo Hải Quan so với thực hiện thông quan thủ công, tránh xảy ra gian lận cũng như sai xót trong quá trình giao nhận hàng hóa tại cảng.